Visma Finance AB

Integritetspolicy

Din integritet är viktig för oss och vi vill att du ska känna dig trygg i att vi hanterar de personuppgifter du lämnar till oss på ett ansvarsfullt sätt. Därför är vi transparenta om våra metoder för insamling, behandling och delning av de uppgifter vi lagrar om dig.

Personuppgiftsansvarig

Visma Finance AB, org. nr. 556990-3445, Box 30122, 104 25 Stockholm (“Visma Finance” eller “vi”) tillhandahåller fakturafinansieringstjänster via bokföringssystem och andra system inom Visma. Visma Finance är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter enligt denna Integritetspolicy (“Integritetspolicyn”). I denna Integritetspolicy kan registrerade personer även kallas enbart personer eller du.

Omfattning och samtycke

Integritetspolicyn beskriver din rätt till integritet och vårt åtagande att skydda dina personuppgifter. Vidare innehåller policyn information om hur vi samlar in, använder, lämnar ut, överför och sparar information, inklusive dina personuppgifter, vid din användning av Visma Finance fakturafinansieringstjänster, vår webbsida (https://vismafinance.se/) ("Webbplatsen") och/eller någon annan webbplats eller tjänst som tillhandahålls av Visma Finance AB (härefter gemensamt benämnda "Tjänsterna").

Personuppgifter innefattar all typ av information som möjliggör identifieringen av en enskild person. Detta inkluderar exempelvis uppgifter om en persons namn eller kontaktinformation.

Om du inte samtycker till vårt sätt att hantera personuppgifter enligt vår Integritetspolicy, bör du undvika att använda Visma Finance webbplatser och tjänster.

Information som samlas in

Nedan följer en redogörelse för de olika typer av personuppgifter vi inhämtar och använder. Typen av personuppgifter som behandlas kan variera beroende på vilken av våra produkter eller tjänster du använder eller din relation till dem, vilket exempelvis kan innebära att du är mottagare av en faktura som vi köpt.

Identifikationsuppgifter: exempelvis namn, personnummer, kundnummer, fakturanummer och medborgarskap.
Kontaktuppgifter: exempelvis postadress, telefonnummer och e-postadress.
Produktrelaterad information: exempelvis vilken typ av avtal du har eller har haft med oss med tillhörande transaktionsinformation samt ansökningshistorik.
Ekonomiska förhållanden: exempelvis inkomst, tillgångar och skulder, kreditlimiter och skuldsaldo.
Relationer till juridiska personer: exempelvis styrelseuppdrag, revisionsuppdrag, ägandeskap och verklig huvudman.
Anställningsinformation: exempelvis arbetsgivare, befattning, position samt affärsrelaterade preferenser och intressen.
Profiluppgifter: exempelvis ålder, kön, civilstånd, postort, land, medborgarskap.
Kommunikation: Olika typer av dokumentation av din interaktion och kommunikation med oss genom exempelvis telefon, e-post och portaler.
Sociala medier: exempelvis information du frivilligt har lämnat ut på sociala nätverk från tredje part, t.ex. LinkedIn.
Uppgifter som krävs enligt lag: exempelvis uppgifter som krävs för grundläggande kundkännedom och bekämpning av penningtvätt såsom identifikations- och kontaktuppgifter, person i politisk utsatt ställning och sanktionsinformation.
Kontaktuppgifter andra uppgifter relevanta för att hantera rekryteringsprocesser och jobbansökningar

Vi behandlar även personuppgifter för våra uppdragsgivares räkning där uppdragsgivaren är ansvarig för eventuella personuppgifter.

Ändamål med behandling av personuppgifter

För att kunna ingå avtal med kund, vårda våra kundrelationer, fullgöra våra åtaganden gentemot kund och uppfylla våra rättsliga förpliktelser behöver Visma Finance information om dig i din roll som exempelvis kundens kontaktperson, verkliga huvudman eller som användare av en tjänst. Information inhämtas även om nuvarande och tidigare företrädare-, Verkliga huvudmän, närstående till någon av te digare nämnda, revisorer- eller för personer med andra offentliga roller i svenska företag som är eller kan komma att utgöra kunder eller mottagare av fakturor till kunder till Visma Finance. Ändamålen med vår behandlingen av personuppgifter är följande:

Administrera och ingå avtal med kund om våra produkter och tjänster.
Utföra leveranser i enlighet med avtal som slutits med dig eller vår uppdragsgivare.
Erbjuda stöd till dem som använder våra produkter och tjänster.
Förbättra och utveckla kvaliteten, funktionen och användarupplevelsen hos våra produkter, tjänster och vår webbplats.
Upptäcka, motverka och förhindra säkerhetshot och utföra underhåll och felsökning.
Förhindra att våra produkter och tjänster missbrukas samt att avtal ingås med företag som kan ha koppling till tvivelaktig verksamhet.
Behandla beställningar, fakturering, betalning och annan finansiell uppföljning.
Skapa intresseprofiler för att marknadsföra relevanta produkter och tjänster.
Bedöma kreditvärdighet och genomföra kreditbedömning av kund i samband med och inför avtal om kreditprodukter samt under avtalsperioden.
Analysera och förbättra våra risk- och kreditmodeller.
Inhämta uppgifter för att uppnå kundkännedom och uppfylla andra krav som åligger Visma Finance enligt penningtvättsregelverket.
Förhindra att våra produkter utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism, genom att övervaka och granska transaktioner samt göra riskbedömningar.
Effektivisera och förenkla onboardingprocessen för nya kunder i samband med kreditprodukter.
Hålla relevant information om personer involverade i rekryteringsprocesser för tjänster utlysta av Visma Finance.
Möjligöra för oss att skydda oss mot framtida rättsliga anspråk som kan komma att framställas.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter enligt ändamålen i punkt a) ovan är att kunna förbereda och ingå avtal med kund. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter enligt ändamålen i punkt b) till h) ovan är främst att Visma Finance har ett berättigat intresse att behandla dina personuppgifter i affärssyfte på ett sätt som vi anser inte strider mot dina personliga rättigheter eller friheter. Vad gäller punkt f) ovan har vi även ett berättigat intresse att motverka och förhindra bedrägerier. När det kommer till punkt g) är detta delvis nödvändigt för fullgörande av avtal mellan dig eller ditt företag och Visma Finance men vi har även en skyldighet att behandla uppgifter i samband med fakturering och finansiell uppföljning i syfte att uppfylla kraven enligt gällande bokföringslagstiftning.

Vidare är den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter enligt ändamålet som beskrivs i punkt h) vårt berättigade intresse att kunna erbjuda och marknadsföra Visma Finance tjänster till rätt kunder. Vad gäller punkterna i) och j) är vårt berättigade intresse att ge dig eller ditt företag tillgång till och administrera våra Tjänster samt vår rättsliga förpliktelse att kunna bedöma kunders samt potentiella kunders kreditvärdighet och ingå alternativt fullgöra avtal med kund. Vidare har vi ett berättigat intresse att utveckla och förbättra våra Tjänster.

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter enligt ändamålet som beskrivs i punkterna k) och l) utgörs av vår skyldighet att följa förpliktelserna i lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter enligt ändamålet som beskrivs i punkten m) är vårt berättigade intresse av att upprätthålla en enkel och användarvänlig process för onboarding och registrering. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter enligt ändamålet som beskrivs i punkten n) är vårt berättigade intresse för att kunna utföra rekrytering av nödvändig personal. o) är vårt berättigade intresse att kunna skydda oss mot rättsliga anspråk.

Hur vi samlar in dina personuppgifter

Den personliga informationen som Visma Finance samlar in om dig hanteras på ett ansvarsfullt sätt med hänsyn till din integritet. Visma Finance behandlar dels personuppgifter som lämnats av dig eller ditt företag i samband med intresseanmälan, förfrågningar, ansökan och/eller avtal eller som registreras i övrigt i samband med administrationen av ett avtal, och dels personuppgifter som lämnas via tredje parter såsom partnerföretag, upplysningsföretag. Uppgifter rörande relationer till juridiska personer (se definition ovan) uppdateras löpande från offentliga register (exempelvis Bolagsverket) genom upplysningsföretag. För att utföra de kontroller vi i vissa sammanhang måste göra för att förhindra att våra produkter och tjänster utnyttjas för penningtvätt hämtar vi även information från sanktionslistor hos internationella organisationer. Vi använder även cookies och andra spårningstekniker när du besöker Vismas Finance webbplats och när du kontaktar oss via e-post i syfte att förbättra din upplevelse av vår webbplats.

I vissa fall kan vi även inhämta uppgifter om dig från andra källor. Dessa källor kan vara datainsamlare hos tredje part, Visma Finance marknadsföringspartner, offentliga källor eller sociala nätverk från tredje part. Visma Finance kan föra samman personuppgifter om dig från en källa med uppgifter som erhållits från en annan källa. Detta ger oss en mer komplett bild av dig och gör det möjligt för oss att tillgodose dina behov på ett mer relevant och personligt sätt.

Vi hämtar även in information direkt från dig som arbetssökande hos Visma Finance.

Hur vi delar dina personuppgifter

Inom Visma-koncernen

Eftersom Visma koncernen består av många företag är det mycket sannolikt att en kund gör affärer med mer än ett Visma-företag. Vi strävar efter att tillhandahålla bästa möjliga kundservice och helhetsupplevelse. För att få en komplett översikt över och insyn i vilka kunder och kontaktpersoner som är i kontakt med de olika företagen inom Visma-koncernen delar vi dina personuppgifter mellan företag inom koncernen.

Utanför Visma-koncernen

Visma Finance kan också komma att lämna ut dina personuppgifter till en extern tredje part i följande situationer.

Leverantörer och underleverantörer: Dina personuppgifter kan behöva delas med våra leverantörer och underleverantörer såsom konsulter, advokatfirmor eller andra juridiska byråer, leverantörer av programvara, leverantörer av datalagring och företag som tillhandahåller utskriftstjänster. Dessa aktörers tjänster bidrar till att vi kan erbjuda dig våra tjänster genom att tillföra funktioner och möjligheter som vi inte kan tillhandahålla själva. Delningen av personuppgifter med underleverantörer sker främst för att kunna fullgöra vårt kontrakt med dig, intresseavvägning eller för att följa rättsliga förpliktelser. Företagen som tar emot personuppgifter från oss fungerar som personuppgiftsbiträden eller underbiträden i relation till Visma Finance. Det innebär att de endast får bearbeta de personuppgifter de mottagit från Visma Finance på uppdrag av och enligt instruktioner från oss, vilket säkerställs genom specifika biträdesavtal mellan Visma Finance och dessa mottagande företag.

Offentliga myndigheter: Polisen, Skatteverket, Finansinspektionen och andra myndigheter kan kräva att få tillgång till personuppgifter från Visma Finance. Visma Finance lämnar i dessa fall endast ut uppgifterna om det finns en lagstadgad skyldighet för oss att lämna ut uppgifterna eller om det finns ett domstolsbeslut eller liknande beslut om att göra det.

Upplysningsföretag: Vi kan dela ditt personnummer med ett kreditupplysningsföretag när du ansöker om en tjänst som innebär att en kredit beviljas eller när en borgensförbindelse krävs. För att inhämta en kreditupplysning så skickar vi ditt personnummer till kreditupplysningsföretaget. Kreditupplysningen görs för att bekräfta din identitet och bedöma din finansiella ställning och förmåga att betala tillbaka krediten.

Kundkännedom och regelefterlevnad: Visma Finance kan komma att ta hjälp av externa aktörer för att uppfylla kraven på kundkännedom enligt gällande regelverk, vilket innebär att personuppgifter kan behandlas av dessa parter. Visma Finance kan även, i förekommande fall, komma att dela personuppgifter med relevanta funktioner för internrevision och regelefterlevnad.

Avyttring av verksamhet eller tillgångar: I händelse av att Visma Finance beslutar sig för att avyttra tillgångar eller delar av sin verksamhet, kan dina personliga data behöva överföras till en tänkbar köpare, eller någon som agerar på uppdrag av en potentiell köpare, av dessa tillgångar eller verksamhet.

Dina rättigheter

Rätten att inte ta emot marknadskommunikation

Du kan välja att inte ta emot marknadskommunikation från Visma Finance genom att:

följa instruktionerna för att inte ta emot kommunikation i relevant marknadskommunikation
kontakta oss via formuläret på https://www.visma.com/trust-centre/privacy-request

Observera att du, även om du väljer att inte ta emot marknadskommunikation från oss, fortfarande kan få administrativ kommunikation från Visma Finance, till exempel orderbekräftelser och aviseringar som är nödvändiga för hanteringen av ditt konto eller de tjänster som tillhandahålls till kunden.

Grundläggande rättigheter

Du har rätt att få ut dina personuppgifter genom att begära en översikt över de personuppgifter som vi behandlar om dig och du har rätt till dataportabilitet. Du har också rätt att begära att vi korrigerar felaktiga personuppgifter om dig.

Du har dessutom rätt att begära att dina personuppgifter raderas, att behandlingen av dina personuppgifter begränsas och att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy. Vidare har du alltid rätt att återkalla ditt samtycke till behandling av personuppgifter i den utsträckning behandlingen baseras på ditt samtycke.

Kontakta oss via info@vismafinance.se för att utöva dina rättigheter som beskrivits i denna sektion.

Slutligen har du även rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) med avseende på vår behandling av dina personuppgifter.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter

Visma Finance sparar endast dina personuppgifter så länge som behövs för angivet ändamål, med beaktande av att vi ska kunna besvara frågor och lösa problem samt fullgöra rättsliga förpliktelser i enlighet med tillämplig lagstiftning. Generellt sparar vi personuppgifterna så länge som det finns ett avtalsförhållande mellan dig och Visma Finance. För vissa uppgifter behöver Visma Finance också förhålla sig till att uppfylla olika lagkrav och kan därför behöva spara dina uppgifter även efter det att ändamålet för vilket uppgifterna samlades in har upphört.

Personuppgifter i det avtalsrättsliga förhållandet mellan dig eller ditt bolag och Visma Finance lagras vanligtvis under tiden avtalet är aktivt och därefter högst i 10 år enligt regler för preskription.
Personuppgifter som Visma Finance måste spara enligt bokföringslagen sparas normalt i 7 år efter avslutad kundrelation.
Personuppgifter som Visma Finance måste spara enligt penningtvättslagstiftningen sparas, vanligen i 5 år, upp till 10 år efter avslutad kundrelation.
Personuppgifter som krävs för att administrera tjänsten sparas så länge som bolaget du haft en roll i är aktivt och därefter högst i 10 år.
Personuppgifter om dig som förekommer på fakturor som hanteras av oss sparas i enlighet med punkt 1 och 2.
Vid rekrytering kommer Visma Finance att radera dina personuppgifter såsom CV, ansökan och andra dokument, när rekryteringsprocessen är avslutad, vanligtvis maximalt 6 månader efter sista ansökningsdatum om inte annat överenskommits med dig.

Geografiskt område för personuppgiftsbehandling

Vi strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Dock, för att kunna erbjuda våra Tjänster och uppnå de syften som beskrivs i denna Integritetspolicy, kan vi komma att överföra och behandla dina personuppgifter i länder utanför EU/EES. Vi säkerställer i så fall alltid att sådana överföringar sker enligt lag och att mottagaren behandlar dina personuppgifter på ett säkert sätt.

Ändringar till denna policy

Om vi ändrar vår Integritetspolicy kommer vi att publicera den ändrade policyn här, med datum för ändringen. Vi rekommenderar att du regelbundet läser igenom policyn. Vid betydande ändringar av vår policy som förändrar våra integritetsprinciper väsentligt kan vi även komma att meddela dig på annat sätt, till exempel via e-post eller genom att publicera ett meddelande på vår webbplats och/eller i våra sociala medier innan ändringen träder i kraft.

Denna integritetspolicy uppdaterades den 6 mars 2025.

Kontakta oss

Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss. Du hittar våra kontaktuppgifter nedan.

Visma Finance AB
Organisationsnummer: 556990-3445
Adress: Box 30122, 104 25 Stockholm
E-post: info@vismafinance.se